Простые советы, представляющие собой пошаговые инструкции по оптимизации и работе в операционных системах Win7, Vista, Win XP. Описание и работа популярных программ. Безопасность ПК. Советы не переполнены терминологией и доступны для повторения даже начинающему пользователю.

Приветствие

Страницы

  • Главная страница

суббота, 2 февраля 2013 г.

Работа с несколькими документами Word 2010

Действия:

Необходимость работы с несколькими документами обуславливает использование средств автоматизации Word для правильной организации дел. Осуществление действий с несколькими файлами подразумевает применение нескольких задач. В первую очередь это открытие документов, затем расположение документов на экране и переключение между ними, и конечно закрытие всех документов. Эти вопросы будут рассмотрены в данном материале.

Итак, для начала работы пользователю перво-наперво требуется открыть несколько документов Word. В запущенном текстовом редакторе Microsoft Word перейдите в меню «Файл» и выберете пункт «Открыть». В появившейся диалоговой панели выберете файлы, которые вам требуются и, удерживая клавишу Ctrl, щелкните левой клавишей на каждом из них, при этом они будут выделены. Как только вы нажмете кнопку «Открыть», все выбранные вами документы будут открыты.

Следующий шаг в организации работы с несколькими документами это расположение окон открытых документов на экране вашего монитора. Расположить окна так чтобы они были одновременно видны, поможет вкладка «Вид» на ленте. Перейдите на эту вкладку и нажмите пункт «Упорядочить все».

Работа с несколькими документами Word 2010

Если же пользователю требуется лишь переключиться в другое окно, не применяя функцию упорядочивания, то на этой же вкладке «Вид» есть другая удобная функция – «Перейти в другое окно». Нажав ее, выберете в списке необходимый документ для перехода.

Многие пользователи находят использование внешней клавиатуры с помощью сочетаний клавиш для Word помогает им работать эффективнее. Для пользователей с ограниченными возможностями или плохим зрением клавиши быстрого доступа могут быть более удобными, чем работа с сенсорным экраном или мышью.

Сочетания клавиш, описанные в этой статье, соответствуют раскладке клавиатуры для английского языка (США). Клавиши для других раскладок могут отличаться от приведенных ниже.

Знак «плюс» (+) в ярлыке означает, что вам нужно одновременно нажать несколько клавиш.

Знак запятой (,) в ярлыке означает, что вам нужно нажимать несколько клавиш по порядку.

В этой статье описаны сочетания клавиш и функциональные клавиши в Word для Windows.

Чтобы быстро найти сочетание клавиш в этой статье, можно использовать средство поиска. Нажмите клавиши CTRL + F, а затем введите слова для поиска.

Если для часто используемого действия не предусмотрено сочетание клавиш, вы можете создать его, записав макрос.

Если используется версия Microsoft Word Starter, в ней поддерживаются не все возможности, доступные в Word. Дополнительные сведения см. в статье Возможности приложения Word Starter.

Список сочетаний клавиш можно скачать в документе Word по следующей ссылке: Сочетания клавиш в Word 2016 для Windows 2016

В этом разделе

Часто используемые сочетания клавиш

В этой таблице перечислены самые распространенные сочетания клавиш для Microsoft Word.

Вырезание выделенного содержимого в буфер обмена.

Копирование выделенного содержимого в буфер обмена.

Вставка содержимого буфера обмена.

Выделите весь контент документа.

Примените полужирное форматирование к тексту.

Применение курсивного форматирования к тексту.

Применение подчеркивания к тексту.

Уменьшение размера шрифта на один пункт.

Увеличение размера шрифта на один пункт.

Выравнивание текста по центру.

Выравнивание текста по левому краю.

Выравнивание текста по правому краю.

Отмена предыдущего действия.

Если это возможно, повторите предыдущее действие.

Настройка увеличения масштаба.

ALT, О, ЙА, затем перейти к нужному значению в диалоговом окне «Масштаб» с помощью клавиши табуляции.

Разделение окна документа.

Снятие разделения окна документа.

Alt + Shift + C или CTRL + ALT + S

Закрытие области задач

Чтобы закрыть область задач с помощью клавиатуры, выполните указанные ниже действия.

Нажимайте клавишу F6, пока не выберете область задач.

Нажмите клавиши CTRL+ПРОБЕЛ.

С помощью клавиш со стрелками выберите команду Закрыть, затем нажмите клавишу ВВОД.

Сочетания клавиш для ленты

Параметры на вкладках, связанные с группами ленты. Например, на вкладке » Главная » в группе » Шрифт » есть параметр » Цвет шрифта «. Нажмите клавишу Alt, чтобы отобразить сочетания клавиш для ленты (всплывающие подсказки), а затем — буквы маленьких изображений рядом с вкладками и параметрами, как показано на рисунке ниже.

Подсказки клавиш на ленте в Word 365

Примечание: При установке надстройки или другой программы на ленте могут появляться новые вкладки, для которых могут предлагаться клавиши доступа.

Вы можете сочетать подсказки клавиш с клавишей Alt, чтобы сделать сочетания клавиш клавишами доступа для параметров ленты. Например, нажмите клавиши ALT + H, чтобы открыть вкладку Главная , а затем ALT + Q, чтобы перейти в поле помощника или поиска . Нажмите клавишу Alt еще раз, чтобы просмотреть основные подсказки для параметров выбранной вкладки.

В Office 2013 и Office 2010 большинство старых сочетаний клавиш ALT также работают. Тем не менее, вам нужно знать полный контекст. Например, нажмите клавишу Alt, а затем нажмите одну из старых клавиш меню E (Правка), V (вид), I (вставка) и т. д. Появится уведомление о том, что вы используете клавишу доступа в более ранней версии Microsoft Office. Если вы знаете всю последовательность клавиш, вы можете использовать ее. Если последовательность не известна, нажмите клавишу ESC и воспользуйтесь подсказками клавиш.

Использование вкладок клавиш доступа для ленты

Чтобы перейти непосредственно на вкладку ленты, нажмите одну из указанных ниже клавиш доступа. В зависимости от того, что выбрано в документе, могут отображаться дополнительные позиции табуляции.

Переход в поле «помощник » или » Поиск » на ленте для поиска вспомогательных и справочных материалов.

ALT+Ы, затем ввести поисковый запрос.

Открытие страницы » файл » для использования представления Backstage.

Откройте вкладку Главная , чтобы использовать общие команды форматирования, стили абзацев и средство поиска.

Открытие вкладки » Вставка » для вставки таблиц, рисунков и фигур, заголовков и текстовых полей.

Откройте вкладку конструктор , чтобы использовать темы, цвета и эффекты, например границы страниц.

Открытие вкладки » Макет » для работы с полями страницы, ориентацией на странице, отступов и промежутков.

Открытие вкладки » ссылки » для добавления оглавления, сносок и таблицы ссылок.

Открытие вкладки » рассылки » для управления задачами слияния и работы с конвертами и наклейками.

Открытие вкладки » Рецензирование » для проверки орфографии, настройки языков проверки правописания, а также отслеживания и просмотра изменений в документе.

Открытие вкладки » вид » для выбора представления или режима документа, например режима чтения или представления структуры. Вы также можете задать масштаб масштабирования и управлять несколькими окнами документов.

Работа с вкладками ленты с помощью клавиатуры

Выбор активной вкладки на ленте и активация клавиш доступа.

ALT или F10. Для перехода на другую вкладку используйте клавиши доступа или клавиши со стрелками.

Перемещение фокуса к командам на ленте.

TAB или SHIFT+TAB

Переход между группами команд на ленте.

Ctrl + клавиша со стрелкой влево или вправо

Перемещение между элементами ленты.

Клавиши со стрелками

Активация выбранной кнопки.

ПРОБЕЛ или ВВОД

Открытие списка для выбранной команды.

Клавиша СТРЕЛКА ВНИЗ

Открытие меню для выбранной кнопки.

Переход к следующей команде в открытом меню или подменю.

Клавиша СТРЕЛКА ВНИЗ

Развертывание или свертывание ленты.

Открытие контекстного меню.

Кроме того, на клавиатуре Windows контекстный ключ (между ALT и правой клавишей CTRL)

Переход к подменю в открытом или выбранном меню.

Клавиша СТРЕЛКА ВЛЕВО

Навигация по документу

Перемещение курсора на одно слово влево.

Перемещение курсора на одно слово вправо.

Перемещение курсора вверх на один абзац.

Перемещение курсора вниз на один абзац.

Перемещение курсора в конец текущей строки.

Перемещение курсора в начало текущей строки.

Перемещение курсора в верхнюю часть экрана.

Перемещение курсора в нижнюю часть экрана.

Перемещение курсора вверх на один экран с помощью прокрутки представления документа.

Переместить курсор, прокрутка представления документа вниз на один экран.

Перемещение курсора в начало следующей страницы.

Ctrl + Page вниз

Перемещение курсора в начало предыдущей страницы.

Перемещение курсора в конец документа.

Перемещение курсора в начало документа.

Перемещение курсора в расположение предыдущей редакции.

Наведите курсор на расположение последней редакции, созданной до последнего закрытия документа.

Shift + F5 сразу после открытия документа.

Переключение между перемещаемыми фигурами, такими как текстовые поля или рисунки.

CTRL+ALT+5, а затем многократное нажатие клавиши TAB

Выход из режима навигации по перемещаемым фигурам и возврат к обычной навигации.

Отображение области задач Навигация для поиска в содержимом документа.

Вывод диалогового окна Переход к определенной странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку или другому расположению.

Циклическое перемещение между четырьмя предыдущими изменениями, внесенными в документ.

Навигация по документу с помощью параметров обзора в Word 2007 и 2010

В Word 2007 и 2010 вы можете просматривать документ различными типами объектов, такими как поля, сноски, заголовки и рисунки.

Откройте список параметров просмотра, чтобы определить тип объекта, по которому нужно выполнить поиск.

Переход к предыдущему объекту определенного типа.

Переход к следующему объекту определенного типа.

Работа с несколькими документами

Из этого урока вы узнаете, как одновременно редактировать несколько документов Word

Несколько документов

Чаще всего вы будете работать только с одним документом, но в некоторых ситуациях возможность работать с несколькими документами одновременно очень выручит вас. К примеру, вы можете обращаться к одному документу, работая с другим, а также копировать и перемещать текст из одного документа в другой. Word позволяет открывать столько документов, сколько вам нужно.

Как создать или открыть второй документ

Работая с одним документом, можно создать новый или открыть уже существующий. Для этого выполните все действия, необходимые для создания документа (см. урок 2) или для его открытия (см. урок 4). Вкратце напомним, что нужно сделать.

• Для создания документа, основанного на шаблоне Normal, щелкните на кнопке Создать стандартной панели инструментов.

• Для того чтобы создать документ на основе другого шаблона или с помощью мастеров Word, выберите команду Файл -> Создать.

• Для открытия уже созданного документа выберите команду Файл -> Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов.

После выполнения одного из этих действий появится новое окно, содержащее ваш документ. Неважно, создан этот документ только что или хранится на диске, — вы можете редактировать и распечатывать его. Открывайте дополнительные документы до тех пор, пока не обеспечите себя всем необходимым для работы.

Переключение между документами

При работе с несколькими документами одновременно только один из них может быть активным в данный момент. Активный документ виден на экране (хотя остальные тоже могут быть выведены на экран). Строка заголовка активного документа выделяется более темным цветом, и если документы располагаются один за другим, то активный документ всегда находится поверх остальных окон. Но самое важное — команды редактирования применяются только к активному документу.

Для переключения между документами выполните следующее.

1. Откройте меню Окно. Внизу этого меню находится список всех открытых документов, причем название активного в данный момент документа отмечено галочкой (рис. 25. 1).

2. Выберите из этого списка тот документ, к которому вы хотите обратиться. Для этого щелкните мышью на его названии или наберите на клавиатуре порядковый номер документа.

После этого выбранный документ станет активным и будет отображаться поверх остальных.

Рис. 25. 1. В меню Окно выведен список всех открытых документов и отмечен активный документ

Как управлять расположением нескольких документов на экране

Word предоставляет несколько способов расположения документов в окне. Активный документ может занимать все окно, при этом все остальные документы будут временно скрыты Можно вывести на экран несколько документов одновременно и каждый из них будет находиться в своем небольшом окне. Окно документа может находиться в одном из трех состояний.

• Максимизированное. Занимает всю рабочую область, остальные документы невидимы. При этом название активного документа появляется в строке заголовка Word вверху экрана. На рис. 25. 2 показано максимизированное окно документа.

• Минимизированное (свернутое). Превращается в маленькую пиктограмму, расположенную внизу экрана Word.

• Восстановленное. Документ располагается в окне среднего размера. Название документа находится вверху строки заголовка окна документа, а не окна Word, как в максимизированном состоянии.

На рис. 25. 3 показаны документы в свернутом и восстановленном состояньях.

Рис. 25. 2. Максимизированное окно документа

Как просмотреть все открытые документы

В Word есть команда, которая позволяет просматривать сразу все открытые документы. В меню Окно выберите команду Упорядочить все, чтобы расположить окна всех открытых документов на экране. Когда вы это сделаете, каждый открытый документ появится на экране в небольшом окне, которое не перекрывается остальными. Если вы открыли слишком много документов, эти окна будут чересчур маленькими, и вы вряд ли сможете работать с ними. Этот режим просмотра очень полезен, когда необходимо увидеть сразу все открытые документы и выбрать один для работы с ним. На рис. 25. 4 показан результат выполнения команды Окно -> Упорядочить все для четырех открытых документов.

Рис. 25. 4. Команда Упорядочить все выводит на экран все открытые документы в отдельных окнах

Перемещение и копирование текста из документа в документ

Если вы открыли больше одного документа, можете перемещать и копировать текст и рисунки из документа в документ. Для этого выполните следующее.

1. Сделайте активным документ-источник и выделите фрагмент текста и/или рисунок для перемещения или копирования в другой документ.

2. Если вам нужно переместить текст, нажмите клавиши

или выберите команду Правка -> Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов. Нажмите клавиши или выберите команду Правка -> Копировать, или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов для копирования выделенного текста.

3. Сделайте активным документ, в который вы хотите поместить выделенный объект. Установите курсор туда, где будет находиться текст или рисунок.

4. Нажмите клавиши V> или выберите команду Правка -> Вставить, или щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов.

Если оба документа видимы на экране, можете копировать и перемещать текст из одного в другой таким образом.

1. Выделите текст, который собираетесь копировать или переносить.

2. Установите указатель мыши на выделенный текст. Для перетаскивания нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, для копирования одновременно нажмите и удерживайте клавишу и левую кнопку мыши.

3. Перетащите текст в другой документ и отпустите кнопку мыши (и, если вы копировали, клавишу ).

Сохранение нескольких документов

При работе с несколькими документами можно сохранять каждый из них в отдельности, используя команды Файл -> Cохранить и Файл -> Сохранить как (о том, как это сделать, рассказывалось в уроке 4). С помощью этих команд можно сохранить только активный документ. К сожалению, не существует команды, которая сохраняла бы все открытые документы одновременно. Если вы попытаетесь закрыть несохраненный документ, Word предложит сохранить его на диске. При попытке закрыть Word с несколькими несохраненными документами, вам придется закрывать или сохранять каждый документ в отдельности.

Как закрыть документ

Чтобы закончить работать с документом, закройте его следующим образом.

1. Активизируйте документ, который собираетесь закрыть.

2. Выберите команду Файл -> Закрыть или щелкните на кнопке

Закрыть, которая находится справа в строке заголовка документа. Убедитесь, что вы не щелкаете на кнопке Закрыть в строке заголовка Word.

3. Если в документе есть несохраненные изменения, Word предложит вам сохранить их.

После выполнения этих пунктов документ будет закрыт.

В этом уроке вы узнали, как одновременно редактировать несколько документов Word. В следующем уроке вы изучите, как создавать Web-страницы.

Как переключаться между документами в ворде